Constituir una empresa de nueva creación es un paso imprescindible para poder desarrollar una idea de negocio pero para ello se deben conocer las diferentes opciones disponibles y conseguir que se adecúen a nuestras necesidades.
A continuación, explicamos detalladamente los pasos que darán comienzo a nuestra actividad.
Los requisitos para crear una empresa dependerán de varios factores, como el tamaño, el capital social o la actividad que vaya a realizar.
Elegir la forma jurídica: La elección de la forma jurídica es el primer paso necesario y dependerá de varios factores, incluyendo la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que se esté dispuesto a asumir. Esta elección afectará a las obligaciones fiscales y contables, así como a la inversión inicial requerida.
También se deberán tener en cuenta los requisitos para ser considerado startup con el fin de determinar si la empresa se deberá registrar como tal en Enisa, una empresa pública dedicada a financiar proyectos empresariales innovadores.
La sociedad anónima (S.A.), requiere al menos un socio y un capital mínimo de 60.000 euros, debiendo estar suscrito totalmente y desembolsado en una cuarta parte (25%) por lo menos, el valor nominal de cada una de sus acciones en el momento de la constitución de la sociedad. Tiene la obligación de mantener un libro de inventario, cuentas anuales y actas de juntas generales. Su capital se divide en acciones.
La sociedad de responsabilidad limitada (S.L.), puede ser creada por un solo socio con un capital mínimo de 3.000€ íntegramente desembolsados, dividiéndose en participaciones indivisibles y acumulables, con requisitos similares de mantenimiento de registros a la sociedad anónima.
Finalmente, existe la opción de establecerse como empresario individual (autónomo), sin requerimientos mínimos de capital.
Al elegir la estructura legal para su empresa, es crucial considerar las implicaciones en responsabilidad, tributación y opciones de financiación.
Los principales impuestos a considerar son el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), que se aplica tanto a personas físicas como a empresas; el Impuesto sobre Sociedades (IS), que tiene una tasa del 25% para las empresas en España; y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios con tasas estándar del 21%, junto con tipos reducidos del 10% y el 4% para productos y servicios específicos.
Contratación de empleados en España
En cuanto a la contratación de empleados en España, existen procedimientos legales y administrativos específicos que deben seguirse. Los aspectos principales a considerar son:
- Contrato de trabajo: Es obligatorio firmar un contrato de trabajo por escrito con el empleado, detallando el salario, las horas de trabajo y los beneficios.
- Seguridad Social: Como empleador, debe registrarse en la seguridad social y pagar las cotizaciones correspondientes para sus empleados.
- Convenio colectivo: Si su empresa pertenece a un sector específico, es posible que deba aplicar un convenio colectivo que regule las condiciones laborales, el salario y los beneficios de los empleados.
Establecimiento de la Empresa
Certificación negativa del nombre: Uno de los requisitos documentales imprescindibles es la obtención de la certificación negativa del nombre elegido para el negocio. Este documento se puede solicitar en el Registro Mercantil Central y garantiza que no existe otra entidad operando bajo el mismo nombre.
Redactar los estatutos sociales: Los estatutos sociales son fundamentales para regular el funcionamiento de la empresa, estableciendo aspectos como la estructura organizativa, el capital social inicial y el domicilio social. Estos aspectos deben ser definidos claramente desde el inicio para prevenir disputas entre los socios y garantizar una operatividad mercantil fluida. Estos estatutos también detallan los órganos administrativos, el reparto de dividendos y los procedimientos en caso de disolución de la compañía entre otros aspectos.
Cuenta bancaria a nombre de la empresa: Como se ha indicado, es obligatorio aportar un capital social mínimo, el cual debe depositarse en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. Una vez realizado el desembolso, se debe obtener un certificado bancario que confirme el depósito, incluyendo los datos de los socios y las contribuciones realizadas por parte de cada uno de los aportantes.
Número de identificación fiscal provisional en la Agencia Tributaria: El Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional es esencial para cualquier negocio, utilizado en la constitución de la sociedad, presentación de impuestos y facturación. Se obtiene al completar el modelo 036 y presentarlo electrónicamente ante la Agencia Tributaria.
Escritura pública ante notario: Se requiere la presencia ante notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Para este trámite, se deben presentar diversos documentos, incluyendo los estatutos sociales, certificación negativa del nombre de la empresa, certificación bancaria del depósito del capital social, y los documentos identificativos de los socios.
Inscripción en el Registro Mercantil: La inscripción en el Registro Mercantil confiere a la empresa plena capacidad jurídica y facilita su reconocimiento por parte de proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras partes interesadas. Es obligatorio que todas las sociedades estén registradas en el Registro Mercantil correspondiente a su provincia.
Conseguir el NIF definitivo: Una vez completados todos los pasos previos, llega el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, es necesario cumplimentar el modelo 036, marcando la casilla 120. Además, se debe adjuntar una copia de la escritura pública, el certificado de inscripción en el Registro Mercantil y una fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal.
Alta en IAE: El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) afecta a todas las pequeñas y medianas empresas, así como a los trabajadores autónomos que realizan actividades profesionales, empresariales o artísticas en España. Por lo tanto, al establecer una empresa, es necesario registrarse para el IAE indicando la actividad empresarial que se llevará a cabo. Además, si se actúa como administrador de la sociedad, también se debe darse de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde se reconocerá como autónomo societario.
Registro de Patentes y Marcas de mi empresa
Registrar patentes y marcas: Registrar una empresa en el Registro Mercantil no garantiza la protección de su logotipo, eslogan u otros productos. Es necesario registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas para asegurar su protección legal. Al registrar una marca, se protege ante usos no autorizados por parte de otras empresas o personas, lo que añade valor a un negocio. Del mismo modo, registrar una patente te otorga la titularidad y el derecho exclusivo de explotación, evitando el plagio o uso no autorizado por terceros.
Redacción Modelo D1A: Es un formulario utilizado en España para informar a la Dirección General de Comercio e Inversiones sobre las inversiones extranjeras que se realizan en el país. Este formulario recopila información detallada sobre la inversión, incluyendo datos sobre la empresa extranjera, el importe y la naturaleza de la inversión, así como otros detalles relevantes.
Certificado electrónico: Este certificado facilita numerosos trámites administrativos y ahorra tiempo en la realización de gestiones, ya que permite la identificación y autenticación segura de la empresa en entornos digitales. Además, habilita la firma electrónica de documentos, lo que agiliza procesos como la presentación de declaraciones tributarias, la realización de trámites con la Seguridad Social y otras gestiones ante organismos gubernamentales.
Comunicar apertura: En caso de tener empleados, es necesario informar a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social sobre la apertura del centro de trabajo y obtener un libro de visitas para las inspecciones.
Además, según la naturaleza de la actividad a desarrollar, es posible que se necesite solicitar una licencia municipal de apertura para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en la oficina, comercio o instalación industrial correspondiente.
En conclusión, establecer un negocio en España implica navegar por un complejo marco legal y regulatorio que abarca desde la elección de la forma jurídica adecuada hasta la contratación de empleados y el registro de patentes y marcas.
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